2. Tabellenkalkulation

Zusammenfassung

Dieses Kapitel bietet eine kurze Einführung in die Funktionen der Tabellenverarbeitung OpenOffice.org Calc. Vorausgesetzt wird jedoch, dass Sie das Anwendungsgebiet für Ihre Tabellenkalkulation kennen, da hier nicht auf spezielle Anwendungsfelder (Buchhaltung, Simulation, etc.) eingegangen werden kann.

2.1. OpenOffice.org Calc

2.1.1. Starten

Das Programm OpenOffice.org Calc starten Sie über das Hauptmenü: Büroprogramme+TabellenkalkulationOpenOffice.org Calc . Sie erreichen OpenOffice.org Calc auch aus jedem anderen OpenOffice.org-Fenster, indem Sie im Menü DateiNeuTabellendokument auswählen. Daraufhin wird OpenOffice.org Calc mit einer leeren Tabelle geöffnet.

Beim ersten Start von OpenOffice.org Calc erscheint ein Dialogfenster mit der Abfrage, ob Sie zum Speichern Ihrer Dateien das Microsoft®- oder das OpenOffice.org-Format benutzen wollen.

Ihre Auswahl hängt davon ab, ob Sie sehr viele Dateien mit Benutzern von Microsoft®-Anwendungen austauschen werden. Falls ja, klicken Sie auf Microsoft® Excel Dateiformat nutzen. Allerdings sollten Sie bedenken, dass diese Funktion nicht hundertprozentig unterstützt wird. Sie legen hier nur das Standardformat fest, das Sie jederzeit in der Zeile Dateityp des Dialogs Speichern unter wieder ändern können.

2.1.2. Die Oberfläche

Abbildung 10.2. OpenOffice.org Calc Hauptfenster

OpenOffice.org Calc Hauptfenster
Formatleiste

Dies ist die Standard-Formatleiste für alle Module von OpenOffice.org. Sie ermöglicht die Zuteilung von Schriftarten, Farben, Ausrichtung, usw. der eingegebenen Daten.

Formel-Leiste

Wird zum Einfügen, Editieren und Entfernen von Formeln in Zellen benutzt.

Arbeitsfläche

Hier geben Sie Ihre Daten (Zahlen, Daten, Formeln, Bilder, usw.) ein.

Alles auswählen

Ein Klick auf das kleine Feld in der obersten linken Ecke der Arbeitsfläche markiert alle Zellen des Arbeitsblattes in einem Schritt. Das ist sehr hilfreich bei Formatierungen oder Änderungen, die das gesamte Arbeitsblatt betreffen, wie beispielsweise das Ändern der Schriftgröße aller Zellen auf 10 Punkte (pts).

Arbeitsblatt-Umschalter

Eine Tabellendatei kann mehr als ein Arbeitsblatt enthalten. Mit Hilfe dieser Schaltknöpfe können Sie sich innerhalb des Dokumentes von Arbeitsblatt zu Arbeitsblatt bewegen. . Sie können dazu auch die Arbeitsblatt-Reiter (Tabs) verwenden.

2.2. Arbeiten mit der Tabellenkalkulation

Die folgenden Abschnitte werden sich mit den Grundfunktionen (Daten- und Formeleingabe, Erstellen von Grafiken zur Datenpräsentation, usw.) beschäftigen. Dabei werden wir die monatlichen Umsatzzahlen und Kosten einer imaginären Firma als Beispiel benutzen.

OpenOffice.org Calc ist ein professionelles Kalkulationsprogramm, das vielerlei Fähigkeiten und Funktionen beinhaltet, weit mehr als wir in diesem Dokument behandeln können. In Abschnitt 2.3, „Weiterführende Informationen“ bekommen Sie weitere Informationen zur Nutzung von OpenOffice.org Calc.

2.2.1. Dateneingabe

Zur Dateneingabe in eine Zelle (Text oder Zahlen) bewegen Sie sich zur gewünschten Zelle, geben die Daten ein und drücken zum Abschluss auf Enter.

Die automatische Vervollständigung erleichtert die Dateneingabe ungemein. Diese Funktion „errät“ auf der Basis des Inhaltes der aktuellen Zelle den Inhalt der nächsten Zelle. Das funktioniert mit allen Daten, die einer Reihe von aufeinander folgenden integralen Zahlen zugeordnet werden können.

Abbildung 10.3. Vereinfachung der Dateneingabe durch Auto-Vervollständigung

Vereinfachung der Dateneingabe durch Auto-Vervollständigung

Um diese Funktion zu nutzen, positionieren Sie den Mauszeiger auf dem „Auto-Füllgriff“ (der kleine schwarze Punkt am unteren rechten Ecke der Zelle), klicken darauf und ziehen die Zelle in die gewünschte Richtung. Die Zellwerte werden dabei in einem Popup-Fenster angezeigt (siehe Abbildung 10.3, „Vereinfachung der Dateneingabe durch Auto-Vervollständigung“). Wenn der gewünschte Wert erreicht ist, lassen Sie die Maustaste los.

Bereits vorhandene Daten in Zellen können auch nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Markieren Sie dazu die entsprechenden Zellen und öffnen dann den Sortier-Dialog über das Menü: DatenSortieren. Spezifizieren Sie die Sortierart und -reihenfolge sowie weitere Optionen und klicken Sie abschließend auf OK.

[Tipp]Tipp

Beziehen Sie auf jeden Fall auch die Spalten und Reihen in die Auswahl ein, die als „Spaltenüberschriften“ für die Tabelle fungieren , so dass Andere die Ordnung der Daten nachvollziehen können.

2.2.2. Eingeben von Formeln

Mit Formeln kann man Abläufe in einem Kalkulationsblatt so automatisieren, dass man beispielsweise komplexe Simulationen durchführen kann. Innerhalb einer Zelle werden Formeln durch das Voranstellen des Zeichens = eingeleitet. Alles Andere wird als „unveränderliche“ Daten gewertet.

Die Operationen folgen den Konventionen der algebraischen Notation, d.h., dass zum Beispiel bei =3*A25+4*(A20+C34/B34) der Wert in Zelle C34 durch den Wert in Zelle B34 geteilt wird, zu dem Ergebnis der Wert von A20 addiert und das Ganze mit 4 multipliziert wird. Zum Schluss wird das Ergebnis von 3 mal A25 hinzugefügt. So können komplexe Ausdrücke durch die Benutzung von simplen Basisoperationen etwas vereinfacht werden.

OpenOffice.org Calc stellt Ihnen eine Menge vorgefertigter Funktionen für Ihre Formeln zur Verfügung. Gehen Sie auf Entdeckungsreise, benutzen Sie den Menüeintrag EinfügenFunktion.

2.2.3. Diagramme: Daten visualisieren

Je mehr Informationen ein Kalkulationsblatt enthält, desto schwieriger wird es, den Zusammenhang zwischen den einzelnen Daten zu erkennen und zu verstehen: zu viele Zahlen und zu wenig Gehalt. Die beste Art, dieses Problem zu lösen, ist die grafische Präsentation der Daten, das Diagramm.

Wie bei allen Funktionen der Datenanalyse müssen Sie auch hier zuerst den Datenbereich markieren, den Sie in der Grafik darstellen wollen. Also wählen Sie einen Datenbereich aus und starten Sie mit EinfügenDiagramm den Diagramm-Assistenten.

Wählen Sie nun den Diagrammtyp, die Variante, den Titel, die Achsenbeschriftungen, usw. und klicken Sie auf Fertig stellen, um das Diagramm zu erstellen und in das Kalkulationsblatt einzufügen (siehe Abbildung 10.4, „3D-Diagramm innerhalb des Kalkulationsblattes“).

Abbildung 10.4. 3D-Diagramm innerhalb des Kalkulationsblattes

3D-Diagramm innerhalb des Kalkulationsblattes
[Tipp]Tipp

Ein in ein Kalkulationsblatt integriertes Diagramm ist „dynamisch“, d.h., wenn Sie die Werte in dem Zellenbereich ändern, der in der Grafik dargestellt wird, wird die Grafik automatisch aktualisiert.

[Tipp]Tipp

Mit einem Rechtsklick auf das eingebettete Diagramm rufen Sie ein Menü auf, mit dessen Hilfe Sie viele Parameter des Diagramms ändern können. Einzelne Teile, wie z.B. der Diagramm-Titel, können durch einen Doppelklick geändert werden.

2.3. Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen über die Arbeit mit OpenOffice.org Calc finden Sie in dem Tutorial auf der Website Tutorials for OpenOffice.

Bei der Benutzung von OpenOffice.org Calc sollten Sie bei jeder Gelegenheit die integrierte Hilfe über das Menü (HilfeInhalt) oder durch Drücken der Taste F1 in Anspruch nehmen. Sie finden mit der Suche im Inhaltsverzeichnis oder im Index die Antwort auf (fast) jede Frage. Eine Kontexthilfe ist ebenfalls vorhanden.